Las reuniones frecuentemente pueden llegar a transformarse en un «despilfarro del recurso tiempo, energía y motivación de las personas». Estadísticamente, jefes mal organizados tienen como «prisioneros» a sus colaboradores por más de 30 días por año en reuniones. Creen poder resolver todo en reuniones y no entienden, que existen otras formas de comunicación alternativas más eficaces. El mayor problema radica en que no son capaces de aplicar el sentido común para discernir, cuando es necesario reunirse y cuando basta con comunicar algo de manera corta y precisa por otras vías. Hablo de aquellas reuniones, donde hay tres o más participantes; donde frecuentemente me veo mirando el reloj y pensando cómo excusarme de un ejercicio carente de sentido y propósito. Debemos responsabilizar a quien conduce la reunión.
Todo directivo superior debe poder conducir reuniones productivas, pues impactará su capacidad de liderazgo. Es una destreza fácil de desarrollar si nos preparamos y somos disciplinados. Aquí incluyo algunos componentes críticos para una reunión exitosa
- Propósito:
- piensa que quieres lograr con la reunión;
- si absolutamente hace falta tenerla y;
- quienes deben estar presente.
Las reuniones pueden ser aconsejables para clarificar asuntos con varias personas simultáneamente (cuando individualmente no es suficiente) y para decidir o resolver algo con la participación, opinión o aprobación de un grupo. Para informar algo o dar una directriz, considera enviar un memo o un correo electrónico. Muchas personas – particularmente las sociables les encantan juntarse para compartir con otras personas. Eso no es razón para convocar una reunión. También es difícil llegar a un acuerdo cuando se reúne mucha gente simultáneamente; máxime si el facilitador de la reunión no es competente o diestro.
- Participantes: para lograr algo más allá de diseminar información limita el número de participantes, a un poco más de media docena. Mientras más grande el grupo más difícil será su interacción y consenso. Pregúntate quienes realmente deben estar presentes y porqué. Demasiadas opiniones dificultan el dialogo y fomentan la discordia. Asegúrate que los participantes conocen el propósito y la agenda de la reunión. Si es para tomar decisiones, déjalo saber sin ambigüedades. Si los participantes saben que se espera de ellos y se les suministra la información necesaria, es más probable que lleguen preparados y sean más productivos. Evitando sorpresas la reunión fluirá mejor. Puedes designar roles para cada participante. Independiente de quienes deben tomar decisiones, decide si necesitas alguna participación especial. Por ejemplo un especialista externo. Maneja estos asuntos con tiempo.
- Agenda: ya sabes que quieres lograr con la reunión. Ahora determina cómo lo vas a hacer. La agenda es como un mapa. Si seguimos la ruta debemos llegar al destino. Mientras más específica la agenda, más fácil y efectiva será la reunión. Circula la misma con suficiente antelación a la reunión. Además de los participantes, la fecha, el lugar y duración, la agenda debe anunciar el propósito y los objetivos de la reunión. Los temas deben detallarse ordenadamente y con secuencia lógica disponiendo el tiempo separado para uno. Si se espera cierta intervención de los participantes debe especificarse la misma.
- Durante la Reunión: no hay peor preámbulo a una reunión que empezar tarde. Si tienes reuniones habituales te conviene ser riguroso en tu horario para que la gente sepa que no se tolera la informalidad y la tardanza. Rigurosidad también implica mantenerte enfocado en el objetivo de la reunión y seguir el plan. La agenda no sirve de nada si no la sigues. Eso pasa a menudo. Comienza con una breve introducción de lo que vas a tratar repasando la agenda y establece las reglas de juego. Escucha a los participantes pero no permitas que un grupo controle la agenda o el debate. Observa el lenguaje no verbal para entender lo más posible el comportamiento de los participantes. No toleres ataques o personalismos. Fomenta la participación positiva de todos con preguntas, dando reconocimiento y solicitando retroalimentación. Un indicador del éxito de la reunión es el porcentaje de participación. Al final resume los puntos claves y las decisiones tomadas. Si lo crees apropiado da un turno final para dudas o comentarios. Termina a tiempo, con una nota positiva y dando gracias a los participantes. Circula la minuta de la reunión.
- Facilitar: si eres quien dirige la reunión, no sólo debes prepararla y dirigirla, sino también jugar el rol facilitador. Esto último es particularmente aconsejable cuando son sensitivas o cuando todos deben participar activamente. Es fácil perder el foco y propósito cuando hay muchos opinando y los egos se interponen. Además el combinar adecuadamente el rol de dirigir-facilitar, debe permitir a los participantes enfocarse en el tema y no en la logística.
¡Piensa acerca de ello…y actúa!