En el vibrante ecosistema de las organizaciones sin fines de lucro, los voluntarios funcionan como el corazón que bombea pasión, dedicación y principios o valores, así como el cerebro que dirige la estrategia, las finanzas y la toma de decisiones.
Nota preliminar: este artículo se escribió en octubre del año 2016 y no ha sido alterado; sin embargo, en enero de 2025 se actualiza solo con esta mención de sugerencia de los artículos relacionados con liderazgo, también de posible interés para miembros voluntarios de directorios o consejos directivos. Se pueden leer haciendo click aquí
Introducción
En el cambiante panorama de las organizaciones sin fines de lucro (OSFL), los voluntarios emergen como piezas clave en la estructura de gobernanza. El estudio de KPMG y la Universidad de Potsdam realizado hace algunos años no solo ilumina el papel de estos valiosos colaboradores, sino que también revela competencias esenciales que pueden transformar el funcionamiento de estas entidades. Este análisis encuentra sorprendentes similitudes con la realidad de instituciones sin fines de lucro en Chile, como corporaciones, fundaciones, asociaciones, cooperativas, juntas vecinales u otras organizaciones comunitarias.
Funciones de los voluntarios en la gobernanza
Roles y responsabilidades
- Participación en la toma de decisiones:
- Los voluntarios son arquitectos de la estrategia. Su experiencia y pasión son fundamentales para moldear el futuro de la organización, asegurando que cada decisión resuene con la misión y los valores que representan.
- Supervisión y control:
- En un mundo donde la transparencia es crucial, los voluntarios juegan un rol de supervisión, garantizando que la gestión se alinee con los principios éticos y las expectativas de la comunidad. Son los guardianes de la integridad organizacional.
- Gestión del cambio:
- La capacidad de adaptarse a nuevas circunstancias es vital. Los voluntarios deben ser agentes de cambio, promoviendo la innovación y ayudando a la organización a ajustar su rumbo en respuesta a desafíos y oportunidades emergentes.
- Gestión del riesgo:
- Identificar y evaluar riesgos es esencial para la sostenibilidad. Los voluntarios deben participar en la creación de estrategias de mitigación, asegurando que la organización esté preparada para enfrentar incertidumbres y proteger sus activos y reputación.
- Representación de intereses:
- Al actuar como representantes de diversas partes interesadas (stakeholders), los voluntarios aseguran que las voces de la comunidad sean escuchadas. Su presencia en los órganos de decisión enriquece el proceso, aportando perspectivas diversas y valiosas.
Competencias clave para directores voluntarios
El estudio identifica varias competencias clave que son esenciales para los voluntarios que ejercen dichos roles de liderazgo:
- Liderazgo estratégico:
- Visión y Misión: Los voluntarios deben ser embajadores de la misión. Comprender y promover los objetivos de la organización que no solo inspira a otros, sino que también guía las decisiones estratégicas hacia el impacto deseado. Sin una clara visión, no hay brújula ni hoja de ruta.
- Toma de decisiones basadas en datos: Capacitar a los voluntarios en el uso de datos y análisis se convierte en una herramienta poderosa para fundamentar estrategias efectivas.
- Gestión económica:
- Conocimientos financieros: La sostenibilidad económica es crucial. Los voluntarios deben entender conceptos básicos de finanzas para participar activamente en la planificación y gestión de recursos.
- Recaudación de fondos: Las habilidades en el levantamiento de donaciones (fundraising) son esenciales. Conocer las mejores prácticas para captar recursos no solo asegura la viabilidad de la organización, sino que también fortalece la conexión con la comunidad.
- Ética y responsabilidad:
- Ética: La formación en principios éticos es fundamental para que los voluntarios actúen con integridad y transparencia, construyendo confianza con todos los interesados.
- Responsabilidad social: Comprender el impacto de las decisiones organizacionales en la comunidad permite a los voluntarios actuar de manera responsable y alineada con los valores de la organización.
- Habilidades de comunicación:
- La capacidad de comunicar efectivamente la misión y los objetivos de la organización a diferentes audiencias es esencial para mantener el compromiso y la participación.
- Trabajo en equipo:
- Fomentar la colaboración y la cohesión entre voluntarios y empleados es vital para maximizar el potencial de ambos grupos.
- Innovación y creatividad:
- Habilidad para proponer nuevas ideas y enfoques que impulsen la misión de la organización.
- Conocimiento del entorno legal y regulatorio:
- Comprensión de las leyes y normativas que afectan a las OSFL, lo que es crucial para la operación efectiva y legal de la organización.
Delimitación de responsabilidades
Roles claros entre voluntarios y directivos ejecutivos
La delimitación de funciones y responsabilidades entre los voluntarios en el directorio y los directivos ejecutivos es fundamental para el buen funcionamiento de las organizaciones sin fines de lucro. Esta claridad no solo ayuda a evitar conflictos, sino que también optimiza la toma de decisiones y mejora la eficacia organizacional.
- Responsabilidades de los voluntarios en el directorio:
- Supervisión estratégica: Los voluntarios en el directorio deben centrarse en la formulación y supervisión de la estrategia general de la organización. Esto incluye la aprobación de planes estratégicos, la evaluación de resultados y la garantía de que la organización se mantenga alineada con su misión y visión.
- Representación de intereses: Actúan como representantes de las partes interesadas, asegurando que las voces de la comunidad y otros grupos relevantes sean escuchadas en el proceso de toma de decisiones.
- Evaluación del desempeño: Los miembros del directorio deben evaluar el desempeño del equipo ejecutivo, asegurando que las operaciones se realicen de manera eficiente y conforme a los estándares de gestión, éticos y legales.
- Responsabilidades de los directivos ejecutivos:
- Gestión operativa: Los gerentes generales y directores ejecutivos son responsables de la gestión diaria de la organización. Esto incluye la implementación de la estrategia aprobada, la supervisión de las operaciones y la gestión de recursos humanos y financieros.
- Toma de decisiones operativas: Tienen la autoridad para tomar decisiones operativas y tácticas que afectan el funcionamiento diario de la organización, asegurando que los objetivos estratégicos se cumplan de manera efectiva.
- Reportes al directorio: Deben proporcionar informes regulares al directorio sobre el desempeño de la organización, incluyendo logros, desafíos y necesidades de recursos.
La importancia de la colaboración
La colaboración entre voluntarios en el directorio y directivos ejecutivos es esencial para el éxito de la organización. Mientras que los voluntarios aportan su experiencia y perspectiva externa, los directivos ejecutivos ofrecen conocimientos operativos y una comprensión profunda de las dinámicas internas. Como las competencias y conocimientos de los voluntarios pueden ser muy variables, sobre todo en función del “negocio” de la OSFL, refuerza la necesidad de delimitar sus funciones, ya que de lo contrario, los propios directores voluntarios podrían transformarse en un factor de riesgo. La sinergia del trabajo de voluntarios con el management permite a la organización navegar mejor los desafíos y aprovechar las oportunidades.
Conclusiones del estudio e inferencias del mismo
El estudio de KPMG y la Universidad de Potsdam revela que la integración de voluntarios en las estructuras de liderazgo es esencial, aportando competencias clave y representando los intereses de la comunidad. Sin embargo, también se destaca un potencial no explotado en la utilización de voluntarios para la generación de recursos, lo que puede mejorar la sostenibilidad de las organizaciones. Asimismo, dada la diversidad de conocimientos, experiencia y competencias de estos voluntarios, pueden producirse grandes brechas cualitativas de cómo entender y ejercer su rol.
Mis inferencias acerca de las disyuntivas de estos voluntarios directores o consejeros, basadas en una experiencia de largos años como directivo voluntario y también como alto ejecutivo de una importante OSFL, entre otros, son las siguientes:
- cómo interpretar las reglas formales y ocultas
- cómo autolimitarse y no intentar caer en temas operativos interfiriendo con las gerencias
- cómo ejercer un liderazgo como miembro de directorio/consejo y no como stakeholder
- cómo enfrentar los juegos de poder e intereses personales en la cumbre
- cómo obtener y manejar retroalimentación eficaz
- cómo maniobrar procesos de transformación
- cómo encontrar claridad y satisfacción interior en su rol
- cómo manejar las presiones internas
Sí, en Chile, las similitudes son evidentes. Corporaciones, fundaciones, asociaciones, cooperativas y juntas vecinales enfrentan desafíos y oportunidades similares, donde el papel de los directivos voluntarios es crucial para alcanzar sus objetivos y servir a la comunidad de manera efectiva.
Reflexiones finales
La capacitación de voluntarios en organizaciones sin fines de lucro es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de estas entidades. Al enfocarse en competencias clave como liderazgo estratégico, gestión económica y ética, se puede fortalecer la capacidad de los voluntarios para contribuir de manera efectiva. La colaboración entre voluntarios y profesionales no solo enriquece a la organización, sino que también asegura que se cumpla su misión de manera responsable y efectiva. Por ello, frecuentemente, estos voluntarios requieren una inducción y mentoría-coaching «on the job» en el desarrollo de competencias como director/a o consejero/a, de comprensión de su rol estratégico y regulador, y no solo de conocimientos acerca de actividades, temas de la orden del día de reuniones y de la estructura de gobernanza. Solo así podrán potenciar todo su entusiasmo, empuje y habilidades, pero con foco.