La tutoría (= mentoría) se centra en el desarrollo a largo plazo y el avance profesional. El objetivo aquí es apoyar al más novato, p.ej. en su desarrollo personal a largo plazo o en el empoderamiento de un cargo, compartir conocimientos y alcanzar objetivos. Los mentores ayudan con problemas, comparten experiencias, dan consejos, explican procedimientos, rutinas y reglas y de esta manera ofrecen una perspectiva más amplia de su carrera profesional.

La tutoría juega un papel central en la promoción del desarrollo y la retención de los empleados en las empresas. Los siguientes aspectos son particularmente importantes:

Transferencia de conocimientos y experiencias: A través del intercambio directo entre mentores experimentados (poner en juego el «know how» interno con colaboradores avezados, así como «importar» experiencia y conocimiento con externos, muchas veces ya retirados de las pistas operativas) y «aprendices» menos experimentados, se pueden transmitir conocimientos especializados, mejores prácticas y lecciones de primera mano.

Desarrollo profesional: La tutoría permite planes de desarrollo individuales y un liderazgo específico con respecto a los objetivos profesionales. Los «aprendices»pueden aprender de las experiencias de sus mentores y dar forma a su propio recorrido profesional.

Mejora de habilidades: La tutoría permite a los «aprendices» ampliar específicamente sus habilidades, ya sea en determinadas áreas especializadas, en comportamiento social o en el área de habilidades de liderazgo.

Generar confianza: La estrecha relación entre mentores y «aprendices» crea confianza y una cultura de comunicación abierta en la que se pueden discutir desafíos e inquietudes.

Motivación y compromiso: El apoyo personal de los mentores muestra a los empleados que la empresa está invirtiendo en su desarrollo, lo que aumenta la motivación y el compromiso.

Cultura corporativa: La tutoría promueve una cultura corporativa de apoyo en la que se valora la colaboración y el deseo de un mayor desarrollo.

Retención: Los empleados que participan en un programa de tutoría se sienten más conectados con la empresa y tienen menos probabilidades de abandonarla.

Valores y ética: La tutoría puede ayudar a transmitir los valores y/o principios, políticas o normas de la organización, porque los mentores pueden servir como modelos a seguir, ello, incluso como parte de la socialización de la Visión, Misión y objetivos estratégicos.

Decide si la tutoría individual 1 a 1 o la tutoría grupal dinámica se adapta mejor a sus objetivos y a los participantes. Considere ventajas y desventajas de cada modelo:

Modelos de tutoría (mentoría)

Mentoría 1 a 1

Ventajas: individual, más atención a los «aprendices», desarrollo a medida, intercambio personal intensivo

Desventajas: requiere más tiempo, perspectivas limitadas, menos variedad

Mentoría de grupo dinámico

Ventajas: perspectivas diversas, aprendizaje colectivo, uso más eficiente de los recursos

Desventajas: organización más compleja, las necesidades individuales podrían pasarse por alto

Existen otros modelos de mentoría:

Mentoría entre pares: aquí, los iguales se apoyan mutuamente en su desarrollo, permitiendo el intercambio de experiencias y perspectivas a un nivel jerárquico semejante.

Mentoría inversa: los empleados experimentados son entrenados por colegas más jóvenes en áreas específicas, como tecnología o redes sociales.

Mentoría virtual: este modelo utiliza plataformas digitales para conectar a mentores y aprendices a través de distancias físicas y facilitar el intercambio.

Preparar la introducción del programa de mentoría.

Tres pasos son importantes en la fase de preparación del mentoring en una organización:

1. Identificar las metas y propósitos del programa de tutoría.
Establecer metas claras. Indiquen claramente por qué su organización quiere introducir un programa de tutoría. Los ejemplos incluyen: mejorar la transferencia de conocimientos, apoyar el desarrollo profesional, fortalecer la formación de equipos, consolidar una cultura organizacional, como parte de la socialización del plan estratégico, entre otros.

2. Determinar los grupos objetivo: «aprendices» y mentores.
Determina qué tipo de empleados (puesto, actividad, personalidad) se beneficiarán del desarrollo personal como «aprendices» y qué empleados experimentados pueden actuar como mentores. Emparejar habilidades y necesidades. Aparte de «importar» experiencia y conocimiento, la ventaja de los mentores externos consiste en lograr la creación de un ambiente de confianza, respeto y empatía, así como confidencialidad; en otras palabras, las conversaciones tienen lugar en un «espacio protegido» y sin una relación de dependencia entre el mentor y el mentee. Este «espacio libre de poder y seguro para la reflexión» es el elemento central del éxito de la tutoría externa. Esto se debe a que permite al mentee «atreverse» a abordar sus puntos débiles, sus cuellos de botella y sus retos para crecer a través de la reflexión.

3. Recursos y planificación presupuestaria
Determinar los recursos financieros y humanos necesarios para diseñar e implementar el programa. Presupuesta el tiempo, la capacitación, el soporte y los recursos tecnológicos en consecuencia.

Planificar y estructurar el programa de tutoría.

Determina la duración ideal del programa y la frecuencia con la que deben reunirse mentores y aprendices. Considera el tiempo disponible y otras cargas de trabajo para mentores y aprendices. Crea un equilibrio entre el tiempo de desarrollo y los requisitos operativos: las reuniones personales deben realizarse con regularidad, pero no deben marcarse como una rutina sin valor agregado.

Establece pautas claras para que los mentores y «aprendices» establezcan expectativas, responsabilidades y flujo del programa. Enfatiza la comunicación, la retroalimentación y la confidencialidad para un proceso fluido.

Involucrar a mentores y aprendices

En un programa de mentoría exitoso, selecciona los mentores y aprendices adecuados es crucial. Utiliza estos pasos para asegurarte de que se seleccionen las personas adecuadas para la tutoría:

1. Identificar mentores comprometidos dentro de la empresa

Comienza por identificar empleados experimentados que no solo tengan una gran experiencia, sino que también tengan pasión por compartir sus conocimientos y experiencias. A los mentores les deberían agradar otras personas. Si en la empresa no posees las personas con dichas competencias, o bien, no pueden dedicar tiempo a la tutoría, busca las mejores opciones externamente (muchas veces, es muy eficaz (y económico que) contemplar a personas pensionadas con las competencias que buscas).

2. Comunicar los beneficios para tutores y aprendices

Asegúrate de que los mentores potenciales comprendan cómo su participación en el programa de mentoría beneficiará no sólo a los mentoreados, sino también a ellos mismos (importante, si se trata de mentores internos). Destaca la posibilidad de que podrán:

• fortalecer sus habilidades de liderazgo,
• obtener nuevos conocimientos y
• desarrollarse personalmente.

Al mismo tiempo, debes mostrar a los «aprendices» la oportunidad de beneficiarse de la experiencia y el conocimiento de empleados experimentados y así avanzar más rápido en sus carreras.

3. Realizar el proceso de selección

Lleva a cabo un proceso de selección estructurado que tenga en cuenta las habilidades y experiencia de los mentores, así como los objetivos profesionales de y para los «aprendices». Esto permite una combinación óptima en la que los mentores pueden usar específicamente sus fortalezas para apoyar a los aprendices en las áreas en las que les gustaría avanzar en su desarrollo.

Para ello, deberías ponerte en contacto con empleados seleccionados que creas que serían adecuados como «aprendices» o mentores. Estos pueden incluir, por ejemplo, una autoevaluación de sus habilidades y necesidades, por ejemplo mediante una encuesta en línea. En particular, utiliza la entrevista de personal para seleccionar a los participantes y formar las parejas.

Esta orientación individual conduce a un apoyo personalizado y a máximas posibilidades de éxito en el programa de tutoría.

Pasar por el proceso de emparejamiento

Este paso del programa de tutoría consiste en encontrar las parejas óptimas entre mentores y «aprendices» para garantizar una colaboración exitosa.

Al emparejar mentores y «aprendices», es importante adoptar un enfoque estratégico. Considera las habilidades individuales (fortalezas), los objetivos profesionales y las necesidades de aprendizaje. Una estrategia exitosa garantiza que se cree una situación beneficiosa para todos en la que tanto los mentores (internos) como los aprendices se beneficien de la asociación.

Un aspecto importante del emparejamiento es considerar los conocimientos y la experiencia profesional de los mentores en relación con los objetivos e intereses de los «aprendices». Además de los aspectos técnicos, también conviene tener en cuenta los rasgos de personalidad para favorecer una relación armoniosa.

Por ejemplo, un mentee introvertido puede beneficiarse de un mentor empático que tenga una personalidad similar o que haya trabajado exitosamente con introvertidos en el pasado.

Debieras tener en cuenta estos factores ayuda a garantizar que los emparejamientos no sólo sean consistentes en el papel, sino que también puedan funcionar juntos con éxito en la práctica.

Ejemplo de emparejamiento de mentores

Un ejemplo de ello es el mentoring match en una empresa tecnológica.

Mentora:
Nombre: Juana Pérez

Posición: Desarrolladora de Software Senior

Experiencia: Más de 10 años en desarrollo de software, especializándose en aplicaciones web.

Fortalezas: Desarrollo front-end, gestión ágil de proyectos.

Objetivos: Le gustaría compartir sus conocimientos con desarrolladores más jóvenes y apoyarlos en sus carreras.

Aprendiz:
Nombre: Luis González

Puesto: Desarrollador de software junior

Experiencia: 2 años en desarrollo de software, principalmente trabajando en sistemas back-end.

Objetivos: Le gustaría profundizar sus conocimientos sobre desarrollo front-end y aprender más sobre la gestión ágil de proyectos.

Coincidencia:
Juana es seleccionada como mentora y Luis como aprendiz para un programa de mentoría en la empresa. Dada la experiencia de Juana en desarrollo front-end y métodos ágiles, así como el interés de Luis en estas áreas, la combinación se considera prometedora.

Se reúnen periódicamente para mantener debates en los que Juana asesora a Luis sobre cuestiones técnicas, experiencia de usuario y orientación de aplicaciones, le ayuda a ampliar sus habilidades en el desarrollo front-end y le proporciona información sobre métodos de trabajo ágiles. Luis puede beneficiarse de los muchos años de experiencia y conocimientos de Juana, mientras que ella tiene la oportunidad de fortalecer sus habilidades de liderazgo y capacitación.

Digresión: Educación, otro ejemplo que aún posee mucho potencial

La tutoría de escolares en la educación consiste en emparejar a jóvenes con compañeros mayores o adultos voluntarios que actúan como modelos positivos. En general, el objetivo de la tutoría es fomentar la confianza y las relaciones, desarrollar la resiliencia y el carácter o aumentar las aspiraciones, más que desarrollar habilidades o conocimientos académicos específicos.
Un buen programa de tutoría es un instrumento extraescolar hecho a medida para el apoyo individual y el desarrollo potencial de los alumnos. Por lo tanto, la tutoría contribuye positivamente al desarrollo personal de los alumnos y, en el caso de la tutoría entre iguales, de los alumnos tutores. Los programas de tutoría ofrecen a los centros escolares la oportunidad de dar a conocer de mejor manera su propio programa escolar y crear redes. También son útiles para reducir problemas psicoemocionales, matonaje, dependencia a las drogas, problemas de autoestima, entre muchos otros.

“In learning you will teach, and in teaching you will learn.” – Phil Collins

Acompañar mentoría

Deberías prestar atención al progreso de las relaciones entre mentor y mentee programando sesiones periódicas de retroalimentación. Estas sesiones brindan la oportunidad de:

• evaluar el desarrollo,
• aclarar preguntas abiertas y
• realizar cualquier ajuste al plan de tutoría.

La retroalimentación puede provenir tanto de mentores como de «aprendices» y sirve para mejorar continuamente la colaboración respectiva y optimizar el programa de mentoring en la empresa.

Es importante darse cuenta de que no todo siempre sale bien. Si surgen desafíos o problemas en la relación mentor-mentee, es fundamental actuar con rapidez. Garantizar que sea posible un diálogo abierto en el que se puedan discutir y resolver los obstáculos fácticos, técnicos, organizativos e interpersonales.

También puedes apoyar el mentoring en la empresa de forma indirecta:

• Asegúrate de que los mentores y «aprendices» tengan los recursos que necesitan para trabajar juntos con éxito.
• Prepárate para proporcionar capacitación, materiales u orientación adicionales si surgen desafíos específicos.
• Demuestra que la empresa está comprometida a brindar la mejor experiencia de tutoría posible.
• Apoya a los participantes en sus necesidades individuales.

Medir el éxito de la tutoría

Establece métricas para medir el éxito de tu programa de tutoría. Estos pueden ser:

• Número de objetivos alcanzados
• La retención de colaboradores
• Satisfacción de colaboradores
• Aumento del rendimiento

Estos datos proporcionan una visión objetiva del impacto del programa.

Obtén comentarios de mentores, «aprendices» y cualquier otra persona involucrada. Pregunte sobre sus experiencias, desafíos y sugerencias de mejora.

Según los datos y los comentarios recopilados, realiza los ajustes necesarios al programa. Mejora el proceso, las ofertas de capacitación o los recursos para aumentar la efectividad y el compromiso de los participantes.

Establecer un programa de tutoría a largo plazo

La implementación exitosa es el comienzo. Ahora se trata de establecer el programa de tutoría a largo plazo y lograr resultados sostenibles.

Ancla firmemente la tutoría en su cultura corporativa posicionándola como una parte integral del desarrollo del personal. Incorpora principios de tutoría en su desarrollo de liderazgo, procesos de incorporación y canales de comunicación para enfatizar la importancia.

Una vez que el programa se esté ejecutando correctamente, piensa en escalarlo y expandirlo. Identifica departamentos o equipos que podrían beneficiarse de un programa de tutoría y adapta el programa para satisfacer sus necesidades.

Planifica los recursos y la capacitación necesarios para respaldar la expansión del programa y garantizar que el impacto positivo en el desarrollo de los empleados se sienta en toda la organización.

Caso: Introducción de un programa de tutoría multifuncional

La empresa Conexión Tecnológica quiere promover la transferencia de conocimiento entre departamentos y fortalecer la colaboración. Un programa especial de tutoría tiene como objetivo reunir a empleados de diferentes departamentos.

La empresa opta por un mentoring 1 a 1 durante un periodo de seis meses. Los objetivos se definen como:

• Se debe reforzar el intercambio de conocimientos entre los empleados de ambos departamentos.
• Esto tiene como objetivo ayudar a desarrollar mejores y más rápidos soluciones para los proyectos de los clientes.
• Es necesario mejorar la relación personal entre los empleados de los departamentos.

Para garantizar el intercambio entre departamentos, los «aprendices» (sin experiencia, interesados ​​en el aprendizaje interdisciplinario) de un departamento son asignados a mentores adecuados (con experiencia, con conocimientos especializados) de los otros departamentos. El emparejamiento se basa en las áreas de especialización y objetivos de los participantes.

Para apoyar la tutoría y los participantes, la empresa toma las siguientes medidas:

1. Se establecen pautas de mentoría: presupuesto de tiempo para las reuniones conjuntas, salas de reunión adecuadas, frecuencia de las reuniones, herramientas para el intercambio de información…
2. Los empleados pueden participar en perfeccionamientos para una mejor comunicación.
3. Los gerentes alientan explícitamente a los participantes a participar en intercambios y retroalimentación regulares.
4. Después de tres meses y al final del programa de mentoría, hay una sesión de retroalimentación con todos los involucrados y el área de desarrollo de RR.HH. para discutir el logro de los objetivos y los efectos.

Los participantes se reúnen al menos dos veces al mes y determinan un marco estructurado de agenda y temas de reunión. Todos intercambian sus experiencias y documentan las mejores prácticas.

Durante estas citas también se recopilan datos para medir el éxito del programa de mentoría: todos dan su opinión. Además, se examinan los resultados de proyectos interdisciplinarios.

Si la tutoría tiene éxito, el programa debería ampliarse para incluir otros departamentos. Las mejores prácticas se comparten en los canales de comunicación interna. El programa de tutoría debe basarse en una medida permanente de desarrollo del equipo, desarrollo del personal y capacitación gerencial.