En todas partes se oye a la gente quejarse del exceso de burocracia. Todo es complicado y tiene que estar ampliamente documentado. Sin embargo, no son sólo las autoridades las que imponen normas burocráticas a las empresas: también lo hacen las propias empresas y otro tipo de organizaciones. Las ideas y sugerencias de mejora se debaten, acuerdan y adaptan en innumerables reuniones, se examinan de arriba abajo en la jerarquía antes de acumular polvo en los cajones (u ocupando espacio en discos duros o en la nube). Aquí es donde puede ayudar el «lean manager» (o «gestor lean», si prefieren). Los numerosos métodos de gestión ajustada son de gran ayuda, por ejemplo Hoshin Kanri. En el manual de gestión puede averiguar qué significa el término y cómo funciona este método.

Al final del artículo se incluye una definición de «lean».

Un «lean manager» desempeña diversas tareas en la empresa, todas las cuales sirven para «racionalizar» los procesos. Para alcanzar sus objetivos, forma a los colaboradores, identifica posibles riesgos, gestiona los costos y mucho más. ¿Qué funciones asume el «lean manager» y qué competencias necesita para ello?

¿Qué hace un «lean manager»?

Un gestor lean garantiza la aplicación y el seguimiento de los principios lean en la empresa. El objetivo es reducir el despilfarro para que el tiempo y los recursos humanos y financieros puedan emplearse en tareas de gran beneficio para la empresa y sus clientes.

¿Quién puede convertirse en «lean manager»?

Las personas que han adquirido una amplia experiencia en gestión (empresarial) o ingeniería son idóneas para el puesto de gestor lean. Tienen conocimientos de gestión de la producción, gestión de procesos y el tema de la creación de valor en las empresas.

Los requisitos que se exigen a un «lean manager» dependen de los objetivos y el presupuesto de la empresa que desea cubrir el puesto de lean manager. Los lean managers deben cumplir los siguientes requisitos:

Formación: lo normal es tener una licenciatura o un máster en economía, administración de empresas, ingeniería o un campo relacionado. Se valorarán positivamente la formación o las certificaciones específicas en «lean management».

Experiencia profesional: es importante tener experiencia en las áreas de gestión de la producción, optimización de procesos, gestión de la calidad o áreas similares. Muchos lean managers han adquirido una amplia experiencia profesional en empresas del sector industrial.

Conocimiento de los métodos «lean»: es fundamental tener un buen conocimiento de los métodos y principios «lean». Estos conocimientos pueden adquirirse a través de la formación, la educación continua o la experiencia práctica.

Otras competencias del «lean manager»:

• Capacidad de análisis: Los gestores lean deben ser capaces de analizar los procesos, identificar los despilfarros y desarrollar soluciones eficaces. Por tanto, la capacidad analítica es de gran importancia.
• Comunicación: la capacidad de comunicarse con diferentes departamentos y empleados es importante, ya que los «lean managers» suelen impulsar cambios en la cultura y los procesos de la organización.
• Resolución de problemas: los «lean managers» deben ser capaces de reconocer los problemas y desarrollar soluciones innovadoras.
• Gestión de proyectos: dado que los proyectos «lean» suelen llevarse a cabo como iniciativas limitadas en el tiempo, es importante contar con buenas aptitudes para la gestión de proyectos.

¿Cuáles son las tareas y funciones del «lean manager»?

Todas las actividades del «lean manager» tienen por objeto implantar los principios «lean» en la organización, impulsar la mejora continua y promover una cultura de «evitar todo despilfarro».

Las tareas del «lean manager» son las siguientes:

• Implantación del «lean»: el gestor del «lean» es responsable de la introducción y aplicación de los principios y métodos del «lean» en toda la organización. Esto puede incluir la aplicación de herramientas como Kaizen, 5S, mapeo del flujo de valor y otras técnicas «lean».
• Optimización de procesos: análisis y evaluación de los procesos empresariales existentes para identificar los procesos ineficaces y proponer mejoras. Esto incluye la reducción de despilfarros.
• Transferencia de conocimientos: formación de los empleados a todos los niveles de la organización para desarrollar la comprensión de los principios «lean» y fomentar la participación en procesos de mejora continua.
• Liderazgo y gestión del cambio: dirigir el cambio organizativo hacia los principios «lean» requiere un liderazgo fuerte. El gestor debe ser capaz de comunicar, motivar y apoyar el cambio.
• Supervisión del rendimiento: supervisar y evaluar el rendimiento de las iniciativas «lean» y realizar un seguimiento de los parámetros para medir los avances y garantizar que se alcanzan los objetivos deseados.
• Mejora continua: fomento de una cultura de mejora continua en la que los empleados aporten activamente ideas para optimizar los procesos y participen en proyectos de mejora continua.
• Gestión de costos: identificación de oportunidades de ahorro de costos y gastos.
• Gestión de riesgos: identificación de los riesgos asociados a las iniciativas «lean» y desarrollo de estrategias de mitigación de riesgos.

¿Cómo convertirse en «lean manager»?

Si deseas convertirse en «lean manager», debes primeramente realizar tu perfil de fortalezas e identificar si posees las competencias sobresalientes para ejercer esa función. Si no los traes contigo, deberás adquirir conocimientos teóricos y prácticos.

¿Cómo proceder si ya lograste este cargo? Aquí un ejemplo:

Semana 1-2: Incorporación y comprensión del contexto

Asistirás a sesiones de incorporación («onboarding») para comprender la organización, su cultura y sus objetivos. También mantendrás conversaciones con ejecutivos para conocer mejor los retos actuales y las orientaciones estratégicas.

El análisis de los datos históricos pasa a formar parte de su lista de tareas pendientes para identificar procesos ineficaces, problemas de calidad y recursos desaprovechados.

En esta fase inicial, mantendrás conversaciones informales con empleados de distintos niveles jerárquicos para conocer sus puntos de vista e identificar posibles áreas de mejora.

Semana 3-4: Evaluación del proceso e identificación de oportunidades de mejora

Llevas a cabo análisis detallados de procesos empresariales seleccionados para identificar prácticas ineficaces y despilfarros. Utilizas métodos «lean» (por ejemplo, el mapeo del flujo de valor) para comprender los procesos y sus interrelaciones.

Además, organizas talleres para informar a los empleados sobre los principios básicos de la gestión «lean» y así animarlos a participar en la mejora continua.

Ya estás haciendo las primeras recomendaciones para optimizar los procesos y reducir los residuos.

Semana 5-6: Aplicación de las medidas iniciales y seguimiento de los avances

Pones en marcha pequeños proyectos piloto para comprobar la eficacia de las mejoras propuestas sin afectar a toda la operación.

Impartes formación a empleados y directivos para garantizar que todos entienden el concepto «lean» y sean capaces de aplicarlo en el día a día.

Revisas el progreso de los proyectos piloto de forma continua y ajustas el plan de implantación según sea necesario.

Resultados después de 2 meses

Identificaste pasos del proceso innecesarios, demasiado complicados y excesivamente caros y aplicaste medidas para ahorrar recursos; los primeros éxitos se están haciendo visibles.

Gracias a la formación y la implicación directa, los empleados son más conscientes de la mejora continua, lo que conduce a un mayor compromiso y un mejor trabajo en equipo.

Los proyectos piloto están mostrando resultados positivos y usted ha desarrollado un plan claro para ampliar los enfoques de éxito a toda la organización.

Definición de «lean»

«Lean» es un sistema para organizar y gestionar que se enfoca en crear el máximo valor añadido (VA) para el cliente/usuario/paciente, a la vez que elimina todo aquello que no añade valor (NVA), que realmente no es necesario, o que directamente perjudica nuestra manera de trabajar.

Lean ayuda a mirar la manera en que trabajamos, en cómo nos organizamos, planificamos, y re-diseña y mejora la manera que tenemos de producir y entregar nuestro trabajo, a través de descubrir y eliminar cualquier actividad que no añade valor al producto o servicio del cliente. Consiguiendo que todas las actividades fluyan sin problemas ni contratiempos.

Una de sus tareas más importantes como «lean manager» es motivar y capacitar a los empleados para que:

• contribuyan a la mejora continua
• acepten el cambio,
• apliquen procedimientos nuevos o modificados y
• participen en el rediseño de los procesos.

«Hacer más con menos. Eliminar el No-Valor-Añadido, focalizándose en el cliente y el equipo.»

Lean es una forma de pensar, una filosofía, sobre como crear el valor necesario con menos recursos y menos desperdicio. Es una filosofía, pero también un conjunto de metodologías, y con muchas herramientas prácticas para llevarlo a cabo.

Lean es crear más valor, más rapidez, más calidad, más seguridad, más variedad, la cantidad necesaria, y todo con menos costo, menos esfuerzo. menos tiempo, menos material, menos defectos, menos espacio, menos problemas.

Existen diversos métodos lean que pueden ayudar a las empresas a implantar el concepto lean. He aquí algunos de los métodos lean más conocidos:

Método 5S
El método 5S incluye los pasos de clasificación, sistematización, limpieza, estandarización y autodisciplina. Su objetivo es organizar el lugar de trabajo, reducir despilfarros y aumentar la eficiencia.

Mapeo del flujo de valor
El mapeo del flujo de valor ofrece una visualización detallada del estado actual del flujo de materiales e información dentro de un proceso. La identificación de cuellos de botella y despilfarros permite mejorar el flujo de valor.

Kaizen
El kaizen es un proceso de mejora continua cuyo objetivo es introducir pequeñas mejoras graduales. Al implicar a todos los empleados, se buscan optimizaciones en todas las áreas de la empresa.

Poka-yoke
Poka-yoke se refiere a la implantación de dispositivos o técnicas para prevenir o minimizar los errores humanos. El objetivo es evitar errores y garantizar una producción sin errores.

Kanban
Kanban es un sistema de control visual del flujo de materiales. Permite una producción justo a tiempo («just-in-time») y garantiza una utilización óptima de los recursos.

Análisis del valor
El análisis de valor se centra en analizar productos o procesos para identificar y eliminar costos o pasos innecesarios, mientras se da al cliente la oportunidad de tomar una decisión.

Six Sigma
Lean Six Sigma también es un método que ayuda a las empresas a mejorar su calidad. Six Sigma utiliza enfoques matemáticos que analizan las causas y dependencias dentro de la empresa (hasta el más mínimo detalle).

Womack y Jones, en el Lean Thinking (investigadores del MIT – Boston, USA), sentaron la base de los cinco principios:

Valor de cliente – 1er principio. El punto de partida es entender el valor que desea el cliente.

Identificar el flujo – 2º principio. Identificar los procesos, el trabajo (VA) y los desperdicios (NVA).

Crear flujo -3er principio. Eliminar los desperdicios, y crear un diseño en el que todo fluya.

Pull – 4º principio. Hacer sólo lo que es necesario, cuando es necesario. Ni más ni menos.

Mejora continua- 5º principio. Todo es mejorable, y todo debe ser cuestionado y cambiado.