A menudo se equiparan los términos eficiencia y eficacia, pero significan cosas completamente distintas. Eficiencia significa hacer las cosas bien. Esto significa, por ejemplo, trabajar más rápido o con más eficiencia de recursos. Eficacia significa realizar las cosas correctas. Significa, por ejemplo, tener la orientación y metodología estratégica adecuada para alcanzar los objetivos de la empresa o institución.

¿Nunca había pensado acerca la diferencia entre eficiencia y eficacia? No se preocupe, no es la única persona que le ha pasado. La mayoría de los equipos utilizan los dos términos indistintamente. Sin embargo, en realidad son dos estrategias empresariales diferentes que pueden ayudar a su equipo a tener éxito si se utilizan correctamente.

Peter Drucker escribió que «eficiencia es hacer las cosas bien, mientras que eficacia es hacer las cosas correctas». Y en gran medida tenía razón. Lo ideal es crear un equipo que trabaje tanto con eficiencia como con eficacia; al fin y al cabo, todos queremos hacer lo correcto. Para tener éxito en este acto de equilibrio, es importante comprender la diferencia entre la definición de eficiencia y la de eficacia y saber cuándo centrarse en cada método que pude haber detrás de ambas palabras.

¿Qué es la eficiencia?

Eficiencia significa hacer las cosas «bien». Esto puede significar trabajar más rápido, gestionar con menos recursos, realizar grandes proyectos con menos esfuerzo o, a la inversa, hacer «más» con «menos».

En general, los equipos eficientes:

• Llevan a cabo proyectos orientados a procesos
• Utilizan una lista de tareas para gestionar mejor el equipo
• Crean planes de gestión de recursos
• Utilizan la automatización
• Trabajan con éxito a pesar de contar con recursos limitados
• Se concentran en el siguiente paso de su trabajo
• Miden su progreso con métricas específicas

Si trasladamos esto al mundo laboral, eficiencia significa alcanzar un objetivo deseado de la forma correcta. Tomemos como ejemplo un proyecto sencillo. Nos fijamos un objetivo que queremos alcanzar. Eficiencia significa utilizar los recursos y herramientas adecuados en el día a día del proyecto.

Aquí también se puede aplicar el principio de Pareto. Este principio establece que el 80% del progreso se consigue con el 20% del trabajo. Por tanto, como equipo, es más fácil lograr el resultado deseado si se sabe qué tareas son esenciales y cuáles se pueden descuidar. Por supuesto, para ser eficientes, las personas deben poseer las competencias, la voluntad. la motivación.

¿Qué es la eficacia?

La definición de eficacia significa trabajar en las cosas «correctas». Puede tratarse de un objetivo específico que aumente el valor de su empresa y le acerque a sus objetivos corporativos. La atención aquí no se centra en el uso de los recursos, sino en para qué son importantes estos recursos y cómo priorizo su uso. Sin embargo, hay pocos equipos que vinculen eficazmente sus operaciones cotidianas a los objetivos organizativos más amplios. En un estudio reciente de más de 6.000 trabajadores del conocimiento, sólo el 26% de los empleados declaró saber exactamente cómo se relacionan sus tareas individuales con los objetivos de la organización y sólo el 16% calificó a su organización de muy eficaz a la hora de establecer y comunicar objetivos.

La principal tarea de una empresa y también de las personas, es solucionar problemas y tareas, así como satisfacer deseos y necesidades. Como postuló Wofgang Mewes, Los mercados son sistemas interconectados que actúan entrelazando sus elementos como una red (empresarios, colaboradores, clientes, proveedores, socios, etc., en las personas familia, amigos, colegas, jefes, etc.). Estos elementos son medianamente visibles, pero quienes no logren visualizar claramente la estructura de esta red, terminan enredándose en ella. Si bien la mayoría sabe que vive y trabaja en sistemas interconectados, también piensa y actúa como si sus fuerzas tuviesen efectos limitados: técnicos optimizan procedimientos técnicos, los economistas los financieros, los comerciales los de comercialización, etc.
No cómo sino dónde apuntar es lo decisivo. No tratar de igualar a los competidores (para las personas también hay competidores), sino construir en base a las fortalezas propias especiales es determinante. Apuntar en forma más precisa es más importante que el tamaño de las fortalezas.

La pregunta es: ¿cómo apuntarle realmente al punto más eficaz en sistemas interconectados? 

Una parte relevante del arte de management consiste en proporcionarle siempre a un sistema el factor de cuello de botella, es decir aquella necesidad escasa que más requiere en la actualidad y en forma más urgente para su desarrollo. ¡Ese es su punto más eficaz!

En una empresa, el factor interno es el cuello de botella del propio éxito. Muestra el problema que más impide que una empresa pueda ofrecer a su grupo objetivo el beneficio óptimo¡. Si se concentran todas las fuerzas en desactivar este cuello de botella, la empresa puede desarrollarse de mucha mejor manera. El punto de mayor eficacia para concentrar las fortalezas, siempre se encontrará en el factor de cuello de botella. No sola una empresa quiere sobrevivir y crecer, sino todos los demás sistemas que la circundan (comerciantes, clientes, proveedores, etc.). Todos poseen la misma necesidad. Mientras mejor se concentren las actividades en función de los intereses y necesidades de las personas en el entorno, la oposición se relaja. En las personas sucede exactamente lo mismo. 

En una empresa y también en personas, el factor mínimo externo es la llave al éxito. La relación entre crecimiento y factores de cuello de botella, utilizando la metodolgía estratégica correcta es doble, diferenciando entre factores de cuellos de botella externos (primarios) e internos (secundarios).

¿Qué es más importante: la eficiencia o la eficacia?

Para dirigir un gran equipo, se necesita tanto eficiencia como eficacia. Un equipo eficiente que no es eficaz completará las tareas con poco esfuerzo, pero puede dar prioridad al trabajo equivocado. Por otro lado, un equipo eficaz que no trabaja con eficiencia completa las tareas correctas, pero tarda demasiado en hacerlo.

Imagine que su equipo de ventas está presentando su producto a un nuevo cliente corporativo. El departamento de TI del cliente potencial quiere una presentación y una demostración de cada uno de los tres productos que el cliente puede querer implantar. Trabajar de forma eficiente frente a trabajar de forma eficaz puede ser juntos, individualmente o sin formar equipo. El siguiente ejemplo ilustra posibles escenarios:

Eficiente pero no eficaz: el equipo crea una presentación y una demostración en sólo tres días. Sin embargo, el cliente no está satisfecho con la presentación porque el contenido se centra en los aspectos equivocados. La presentación no estaba orientada a las necesidades específicas de la empresa. Al final, el cliente potencial no se decide por su producto.

No es eficiente, pero es eficaz: El equipo trabaja conjuntamente para crear una demo técnicamente sofisticada y una presentación igualmente excelente, pero tarda dos semanas. El cliente está descontento porque ha tenido que esperar tanto. A esto le siguen varias semanas de negociaciones y nuevas presentaciones.

Ni eficiente ni eficaz: el equipo aún no ha establecido un proceso de ventas completo, por lo que nadie sabe quién es responsable de crear la demo y la presentación. Al final, el equipo elaborará algo que no reflejará el verdadero valor de tu producto ni convencerá al cliente de tu posición competitiva. No decidirán a favor de su empresa.

Eficiente y eficaz: el equipo trabaja con un flujo de trabajo claro y crea una presentación y una demo en cinco días, orientado a los problemas y/o necesidades que sean importnates para ese cliente en particular. En la semana siguiente, usted consigue el resultado deseado con su presentación: ¡el cliente se decide a favor de su producto!

Empezar por la eficacia

Lo ideal es crear un equipo que dé prioridad a la eficiencia y la eficacia en su trabajo diario. Sin embargo, se plantea la cuestión de por dónde empezar, ya que es poco probable que la introducción de ambos métodos al mismo tiempo tenga el efecto deseado, salvo que sea un equipo desborde en talentos. Lo mejor es empezar por la eficacia y sólo después trabajar en la eficiencia.

Al dar prioridad a la eficacia, se asegura de que su equipo trabaja en aquellas iniciativas o proyectos, que realmente le acercarán a los objetivos importantes de su empresa. Una vez que haya establecido un enfoque eficaz en la práctica, podrá optimizarlo con la eficiencia. En pocas palabras, un trabajo eficaz significa que una buena gestión del tiempo reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios. El siguiente paso es trabajar con más rapidez y sin errores.