Teleconferencias: ¡Habla por Escrito!

Actualmente estoy trabajando en tres libros, en realidad hace años, pero aún no publico ninguno. De mis amigos y conocidos cercanos y que conocen artículos de mi blog en www.gevert.com , y otros tantos me han hecho saber que disfrutan de mis narraciones con fotos en el sitio www.relatosviajes.cl , cuando lo comento, me preguntan: ¿Cuáles son los nombre de los libros? ¿Qué temas abordan tus libros? Ello, algunas veces seguido de: dime…, ¿cómo es escribir un artículo o un libro?

Respecto de la primera pregunta, es rápido de aclarar: los nombres llegarán cuando estén terminados. La segunda pregunta, aquí sólo puedo decir que uno de ellos es una novela, que trata de un hombre “con el lado femenino” más desarrollado que el promedio de los hombres, que no es ni cercanamente gay y cómo le toca y tocó lidiar con ello durante su vida. El otro, trata de paralelos y posibles aprendizajes mutuos del deporte competitivo, el management empresarial y algo de filosofía tangible como condimento, mientras para el tercer libro me reservo el tema, porque si realmente lo termino, prefiero que sea sorpresa. 

La tercera pregunta no se puede responder tan rápido. Por lo general, escribir es la parte fácil. La fase desafiante es el primer paso del proceso de un libro: reflexión profunda, lidiar con algunas aristas durante semanas antes de poder escribir algunas oraciones razonables. En los artículos es disímil, ya que hay veces que un artículo sale por un tubo porque la reflexión ya la he realizado previamente, en otros, me sucede como con los libros pero en pequeño.  

Profundizar en un pensamiento, buscar el mejor camino y comprensión del mismo, son absolutamente esenciales, especialmente si quieres explicar o comunicar algo a los demás, aunque sea en formato novela. Sí, porque sólo puedes escribir algo relevante si te has compenetrado profundamente con el  tema o alguna arista relevante de éste.  Y una cosa más: esta reflexión es siempre autorreflexión. Por ejemplo, cuando escribo sobre la necesidad de cuestionar nuestras propias creencias, me ayuda a ser más consciente de ello cuando yo mismo vuelvo a caer en la comodidad de mi prisión mental; cuando escribo sobre la valentía de crear y romper esquemas de manera innovativa, me ayuda a trabajar en mis propias grandes ideas, o de otros, y participar valiente y activamente en impulsarlas hacia adelante.

¡Dicho todo lo anterior, finalmente llego al meollo!

Encuentro que es extraordinariamente emocionante lo que realiza p.ej. Amazon en sus reuniones de gestión y donde se toman decisiones, utilizando el  “memorando narrativo”. La razón por la que ellos y algunas otras compañías hacen que sus altos gerentes escriban tales memorandos, es la misma por la que yo – modestamente – escribo artículos y algunos libros. Es más, esto ya lo realizaban antes de la pandemia del Covid-19 y «el boom» de las teleconferencias; en esta etapa sólo lo profundizaron e intensificaron. Muchas otras empresas lo han adoptado rápidamente y por necesidad, para lograr mejores decisiones y menos “blablabla” en las teleconferencias de altos ejecutivos, incluso de directorios o consejos de administración. Ello, más allá del aprendizaje, que no siempre es fundamental reunirse presencialmente, sobre todo, si las teleconferencias son realmente eficaces.

¿Cómo funciona en varios casos exitosos, como lo es en Amazon y otros?

Si un ejecutivo desea presentar algún tema en una reunión donde se tomará una decisión, entonces debe haber distribuido previamente un memo entre los participantes, el cual explique de qué se trata y en un máximo de seis páginas. Todos los participantes tienen 30 minutos, en otros casos algunas horas, para leer este memo. Por lo tanto, la reunión no comienza con un informe oral, una presentación en power point, o una declaración sobre el tema que se debatirá y luego se decidirá… ¡Sino en silencio, en el caso de los 30 minutos! Todos los participantes en la reunión leen el memorando durante ese tiempo, hacen apuntes del mismo y reflexionan brevemente acerca de lo leído; sólo entonces comienza la reunión.

Estructura, precisión, claridad

Este memo de seis páginas tiene requisitos adicionales y está estructurado casi como una defensa de tesis:

1. El contexto o la disyuntiva específica que está en juego, así como cuáles son los cuellos de botella presentes para poder resolverlo.

2. Enfoques para responder la disyuntiva o problema: por quién, con qué método y con qué conclusiones.

3. ¿En qué difiere el intento actual  de los enfoques anteriores, para responder la pregunta o resolver el problema? 

4. ¿Cuál es la ventaja para el cliente y la propia organización o empresa,  y cómo la respuesta o solución a la disyuntiva o el problema, permite soluciones innovadoras con efecto final en esos clientes?

Por supuesto, también hay buenos y malos memorandos en Amazon y en otras organizaciones exitosas. Escribir una nota narrativa realmente buena de hasta seis páginas es un trabajo duro. Una buena estructura, precisión y claridad cuentan… ¡Y claro…, puede ser extremadamente difícil resumir un problema complejo en un máximo de seis páginas! Es por eso que preparar y escribir tal memorando, a menudo requiere días de trabajo preparatorio intensivo y mucha autorreflexión.

St. Ingbert lädt Gastronomen zu Videokonferenz ein | HOMBURG1

¡Ahora vamos por la liga de campeones en las decisiones!

Esta preparación logra dos cosas:

Primero, la nota narrativa requiere que el escritor, o incluso el equipo que escribió el documento, realmente comprenda y penetre profundamente en su propio razonamiento. Para hacer esto, necesitan recopilar datos, comprender sus propios supuestos básicos y por supuesto poder comunicarlos con claridad.

En segundo lugar, el memorando narrativo permite a los gerentes internalizar y compenetrarse  más profundamente con un problema o desafío. No necesariamente todos los participantes de una reunión o una teleconferencia, pueden y deben estar familiarizados en profundidad con el tema. Pero esta lectura previa, induce hacia mejores y más informada toma de decisiones, ya que la discusión subsiguiente comienza en un nivel completamente diferente. Y si todo va bien, la decisión real termina jugando en una liga completamente diferente, la de los campeones.

Yo mismo he vivido estos últimos meses, demasiadas reuniones poco eficaces, sin soluciones innovadoras y reales a cuellos de botellas candentes. Por ello autorreflexioné de manera concentrada en cómo resolverlo y buscando en los lugares correctos, encontré muy recientemente este camino que propongo acá. 

No tienes que escribir libros o notas narrativas de seis páginas, pero mi sugerencia para todos quienes hoy han debido migrar más fuertemente a teleconferencias para este tipo de reuniones y toma de decisiones, es la siguiente: si estás a punto de enfrentar la próxima reunión problemática en la que tienes algo importante que aportar, escribe de antemano lo que quieres decir de manera estructurada. ¡Porque escribir, a la larga es mejor que hablar! Esto se aplica a las teleconferencias pero también cuando regresen las reuniones en vivo y directo.

Y si hiciste bien el memo, sólo considera entregárselo a todos los demás participantes de la reunión de antemano y pídeles que lo lean. Y luego echa un vistazo a lo que sucede en la reunión… ¡Quizás logres que gradualmente tu organización adopte este método y tome mejores decisiones, lo que en muchos casos puede ser un cuello de botella en sí! 

¡Escribe para hablar con más eficacia!

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