Muchos dicen estar en contra de la burocracia. Trato de combatirla hace años, en verdad, sin mucho éxito. Sí, burocracia y no sólo en empresas estatales, también en organizaciones privadas. Estamos conectados electrónicamente, organizados en equipos de trabajo, compartimos actas y planes de acción, tratamos de implementar de manera medianamente eficaz los planes estratégicos, intentamos comunicarnos mejor, las reuniones ineficaces se multiplican, ya que sin reuniones, comités, comisiones, directorios no hay toma de decisiones.
Se multiplica la manía de poner cc a los correos «de todos quienes debieran saber»‘ por si a caso alguien se hace cargo de algo de lo que sale ahí…El síndrome cc toma cada vez más forma de otro síndrome: «me resguardo mis espaldas».
Con ello se logra sobre todo, que las bandejas de entrada del correo electrónico se llenen con informaciones, que en el fondo nos distraen de aquello que realmente importa y cuyos temas, mayoritariamente son responsabilidad de otros. Las decisiones se dilatan, ya que se espera que todos opinen o den una respuesta, que exima de responsabilidad al verdadero responsable. Otros esperan que todos estén enterados, para que después no se pueda objetar que no estaban informados de algo…
Esos correos son como lo fueron antiguamente los cerros de papeles burocráticos arriba de los escritorios.
También en las reuniones de trabajo, en donde algunos en igual periodo, pasan más tiempo en reuniones, de lo que pasaron en salas de clases durante sus estudios superiores. Un desastre. Trato de evitar las que puedo, pero no siempre es posible, ya que la cultura de trabajo asociada a las reuniones con café, té y galletitas, no sólo son para trabajar…, sino para tomar decisiones colectivas, ya que en muchos casos en lo individual es más cómodo que así sea, que no exista alguien específico responsable. Es el mismo síndrome de los correos cc masivos. La mitad de las reuniones y de los correos pueden evitarse, si los responsables tomaran decisiones oportunas dentro de su ámbito de responsabilidad, así como poniendo en práctica las competencias que se supone que poseen. También, reuniéndose bajo cuatro ojos, poniéndose de acuerdo y luego proceder confiablemente.
El resultado: las decisiones, las que en el día a día contribuyen a la eficacia y eficiencia de los procesos de trabajo, pero también configuran el ambiente laboral, las que previenen de recriminaciones mutuas y murmullos de pasillo, se dilatan innecesariamente, paralizando los avances requeridos.
Fácil de resolver dirán algunos: por ejemplo «sólo hace falta trabajar esos cambios en la cultura de trabajo de la organización». Fácil decirlo, un enorme desafío lograrlo, ya que es una situación que con matices distintos, es transversal a la mayoría de las empresas e instituciones privadas. Casi se puede decir, que es un síndrome de la nueva burocracia globalizada de las instituciones privadas.
Creo que no soy el único que busca buenas respuestas, no de esas teóricas que suenan bonito, no de esas académicas provenientes de quienes no están metidos en la papa caliente. Sería una tremenda contribución saber de casos de personas’ que hayan liderado con éxito significativo, cambios en la cultura de trabajo en el sentido contrario a lo antes expuesto.