Como directivo, cuando delegas tareas individuales en tus empleados, esperas que se lleven a cabo correctamente. Esto solamente funciona si generas confianza y creas las condiciones para ello en el proceso de delegación. ¿A qué debes prestar atención al delegar tareas?
¿En qué medida delegas tareas en los demás?
Piensa en ello como directivo:
- ¿Qué tareas y actividades delegas en tus colaboradores?
- ¿Qué expectativas les asocias?
- ¿Qué resultados se obtendrán?
- ¿Qué experiencias has tenido?
- ¿Dónde observas déficits a la hora de delegar tareas?
- ¿Qué deberías mejorar?
¿Qué tareas tienes asignadas y cuál es tu grado de satisfacción?
Como colaborador, deberías plantearte las siguientes preguntas:
- ¿Qué tareas y actividades me encomienda mi jefe?
- ¿Me satisface esta delegación de tareas?
- ¿Qué espero cuando me delegan tareas?
- ¿Qué puedo y qué quiero aportar?
- ¿Qué habría que cambiar o mejorar en la delegación de tareas?
Delegar tareas es un aspecto del estilo de liderazgo
¡Los directivos se quejan a menudo de una gran carga de trabajo….»No tengo tiempo!» Una de las razones es que no delegan las tareas lo suficiente, o simplemente lo hacen mal. Delegar tareas es una habilidad clave que todo directivo debe tener y perfeccionar. La razón de una delegación de tareas inadecuada es que el directivo cree que:
- nadie realiza la tarea con la misma calidad que él;
- delegar lleva más tiempo que hacer la tarea uno mismo.
Para superar estas creencias y prejuicios, delegar tareas requiere un estilo de gestión basado en el hecho de que puedes confiar en tus colaboradores. Esta confianza debe existir o construirse primero.
¿Qué implica delegar tareas?
La delegación de tareas abarca varios aspectos:
- la tarea que ya no realiza usted mismo, sino que realiza un colaborador;
- las habilidades que esta persona necesita para realizar la tarea;
- las competencias o cualificaciones que esta persona necesita para ello y
- la responsabilidad que tienen el directivo y el colaborador para garantizar que la tarea se cumple de una determinada manera y que se logra un resultado esperado.
Cuando una persona A delega una tarea en una persona B, el proceso de delegación debe aclarar qué tarea se transfiere, de qué poderes y competencias se trata y quién es responsable de qué. La delegación es, por tanto, una interacción con metas, feedback y toma de decisiones incluidos, entre dos personas, en relación con el cumplimiento de tareas. Esta relación debe desarrollarse a lo largo del tiempo y de manera continua. Una posible metodología es la que se propone con PROSPIRA.
¿Qué alcance tienen las tareas delegadas?
El espectro de la delegación de tareas comienza con la simple transferencia de una actividad sin autorización especial ni asignación de responsabilidad: «¿Por qué no haces …».
Se extiende hasta la delegación de tareas complejas, áreas enteras de actividad y funciones o proyectos, en los que se otorga un alto grado de autoridad con la tarea, se esperan ciertas competencias y se transfiere la responsabilidad.
Es importante señalar que cuando una persona delega una tarea, nunca puede transferir toda la responsabilidad de la correcta realización de la misma. Siempre es responsable de que la tarea se complete satisfactoriamente, por lo que debe supervisar su ejecución en la medida necesaria.
Las tareas o áreas enteras de actividad que se asignan permanentemente a un colaborador no deben volver a delegarse cada vez. A continuación, se incorporan a la descripción del cargo en consecuencia.
Qué se pretende conseguir con la delegación de tareas
El objetivo de delegar tareas es aumentar la productividad del equipo. No tiene nada que ver con el poder y el estatus de una persona.
Las ventajas de delegar tareas son:
- Los directivos ganan más tiempo para otras tareas.
- Las tareas las realizan las personas mejor cualificadas para ello.
- Los que delegan son más capaces de reconocer las prioridades.
- Los directivos se fijan más en el potencial que hay en sus colaboradores.
- Los colaboradores están más motivados cuando se les asignan tareas interesantes.
- El directivo y los colaboradores puede desarrollarse mejor en sus roles.
- La identificación con la empresa puede mejorar.
- Los sucesores pueden formarse más fácilmente.
Problemas con la delegación de tareas
Delegar tareas: parece sencillo, pero a menudo no lo es. Esto se debe a que la delegación debe ser meditada y metódica: delegar significa invertir confianza y tiempo en asignar una tarea a otros, dándoles libertad para que la realicen y ofrezcan el resultado esperado. Al final, hay que comprobar y evaluar el resultado. Siempre existe el riesgo de que la tarea no se cumpla en la medida esperada por el gestor.
Al delegar una tarea, debes respetar algunas reglas y ser metódica/o. Es fundamental que tú misma/o estés preparada(o para delegar tareas y que tú y tus colaboradores hayan creado las condiciones necesarias. ¿Qué más hay que tener en cuenta al hablar de la delegación de tareas? Las respuestas más finas y herramientas están disponible en nuestras asesorías y curso temático ad hoc.